La carta formal es el tipo de comunicación escrita que redactamos con la intención de ser enviada a una autoridad ya sea conocida o desconocida, pero siempre con la necesidad de mantener una actitud de formalidad. Con el propósito de que la carta formal esté bien escrita debe respetar y cumplir con unos mínimos de calidad, estructura y lenguaje.
Normalmente, este tipo de cartas son las utilizadas para comunicarse en el ámbito profesional y académico, presentando como requisito que las ideas que se expresan en esta sean claras y entendibles.
Generalmente el objetivo o finalidad de la carta formal será informativo, es decir, transmitir información que queremos presentar como objetiva. Así pues será fundamental que la información que presentamos sea clara y concisa, facilitando la comunicación.
Principales características internas y externas que debe cumplir la carta formal
1- Tiene finalidad informativa.
2- Utiliza un lenguaje formal y respetuoso
3- El mensaje se da de forma específica.
4- Corta longitud (breves).
5- La información es clara y concisa.
6- Adecuada corrección.
7-Expresión sencilla.
8- Lleva estructura.
Estructura y partes de la carta formal
- Fecha y lugar. Este es un elemento fundamental y característico de la carta, debe colocarse en la parte superior derecha en el formato: lugar, día, mes y año.
- Encabezado. Se debe escribir el nombre y el grado de la persona a la que va dirigida la carta; además, como un formalismo convencional, este membrete debe ir acompañado de la palabra “presente”.
- Saludo. El saludo varía dependiendo del grado o título que tenga el remitente. Es fundamental ser cortés, no tan familiar y emplear un lenguaje respetuoso.
- Introducción. Es el párrafo inicial de la carta que presenta el propósito de la misiva.
- Cuerpo. Se expone la información, motivos o razones por las cuales se escribió la carta; se hace la solicitud o se informa sobre el asunto de interés.
- Despedida y firma. Existen muchas maneras de despedirse, así que elegir una u otra dependerá del grado de formalidad del escrito. En la despedida se recomienda que se recapitule o sintetice el objetivo de la carta y que de manera amable se cierre la comunicación, dejando abierta la posibilidad de una respuesta.
- Posdata. En algunas ocasiones se puede agregar información al final de la carta, antecedida por las siglas P.D.
¿Cómo se elabora?
- Definir quién será el destinatario, el tema y el objetivo que se persigue. Las cartas formales se pueden redactar en primera o en tercera persona, dependiendo de si el asunto a tratar es personal o de interés colectivo.
- Planear una estructura. Se pueden utilizar encabezados y membretes, para ayudar al lector a entender el motivo de la carta. Se debe definir el objetivo a comunicar con total claridad para no perder el hilo.
- Redactar las ideas principales y reorganizarlas para darle coherencia al escrito.
- Utilizar frases cortas y exponer ideas diferentes en párrafos diferentes.
- Revisa el borrador y asegurarse de que se cumpla la intención comunicativa, el lenguaje sea apropiado y no aparezcan errores gramaticales ni incoherencias.
Ejemplo de Carta Formal:
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